En projektsamordnare har starka kommunikationsfärdigheter, har organisatorisk förmåga och förmåga att hantera och prioritera rätt uppgifter i rätt skede. Projektsamordnare kommer in i tidigt skede av ett projekt och denne ihop med projektledarens sätter upp kommunikationsvägar och koordinerar projektet, tar fram kravställningar, arbetssätt, projektplattform och hjälper samtliga deltagare att använda plattformar, programvaror, arbetssätt och rutiner igenom hela projektet.

Inom ett projekt arbetar samordnaren bland annat med:

Kommunikation och samarbete

  • Är en central kontaktperson och länk mellan olika intressenter och parter i projektet.
  • Säkerställer att relevant information kommuniceras tydligt och i tid till alla berörda parter.
  • Hanterar och följer upp frågor, ärenden och förfrågningar från olika intressenter.
  • Koordinering och planering
  • Ansvarar för att planera och koordinera projektets olika aktiviteter och resurser.
  • Utvecklar och övervakar tidsscheman och milstolpar för att säkerställa att projektet fortskrider enligt plan.
  • Hanterar resursallokering och säkerställer att rätt kompetens och utrustning finns tillgängligt vid rätt tidpunkt.

Möteshantering

  • Planerar, organiserar och leder möten, workshops och sammanträden med olika projektintressenter.
  • Förbereder agendor, tar protokoll och följer upp på åtgärder och beslut från möten.
  • Säkerställer att alla relevanta intressenter är delaktiga och informerade.

Dokumenthantering

  • Ansvarar för att hantera och organisera projektets dokument och filer, inklusive kontrakt, ritningar, rapporter och andra relevanta dokument.
  • Säkerställer att dokumentationen är aktuell, tillgänglig och lätt att hitta för projektteamet och andra berörda parter.
  • Kvalitetskontroll och rapportering
  • Övervakar och säkerställer att projektet följer kvalitetsstandarder och uppfyller de fastställda målen och kraven.
  • Ansvarar för att samla in och rapportera projektrelevant information, framsteg och resultat till berörda parter.

Problemlösning och riskhantering

  • Identifierar och analyserar eventuella problem, utmaningar eller risker som kan uppstå under projektet.
  • Arbetar tillsammans med projektteamet för att hitta lösningar, implementera åtgärder och minimera negativa effekter.